Només cal anar a Doodle i crear el nostre esdeveniment omplint-ne els detalls. Hi ha 4 passos que et permeten escollir les dates i els horaris per a cada data:

Quan acabis es crea un panell de votacions per a que els teus convidats triïn els dies que prefereixen:

Llavors quan vegis quina és l’opció més votada sabràs el millor dia per a la festa!

També té un altre ús molt pràctic que és el d’organitzar votacions sobre diferents opcions:

Funciona de la mateixa manera que els horaris però aquest cop el que hem d’entrar són les diferents opcions entre les quals volem que escullin. Per exemple, un cop decidida la data de la festa, puc preguntar de què volen el pastís:

Crec que pot ser útil en diferents contextos, però pel meu aniversari el pastís el triaré jo… i crec que serà de xocolata!

1. Posti.ca

Postica és una aplicació online que et permet crear post-its virtuals. Podem crear un taulell amb post-its de diferents colors, es poden moure i re-ordenar, editar i afegir-hi arxius. També podem compartir el nostre taulell amb altres o enviar notes a taulells d’altres usuaris a través del seu email. Fins i tot podem enciar notes des de Twitter o veure-les a iGoogle. L’avantatge és que els post-its virtuals ens segueixen allà on van (es pot accedir al nostre taulell des de qualsevol ordinador) i no es desenganxen! L’he fet servir per a estructurar aquest article i ha resultat molt útil!

2. Klok

Klok és una aplicació d’escriptori gratuïta que ens permet fer un seguiment del temps que dediquem a cada tasca, projecte, activitat… Tot amb una interfície molt ben dissenyada, amb codis de colors per a cada tema, molt fàcil d’editar (arrosegant, omplint els detalls…) i amb la possibilitat de generar informes detallats. Perfecte per als que cobreu la vostra feina en funció de les hores facturables.

3. Evernote

Evernote és el rei dels programes per a organitzar-se, el seu slogan és “recorda-ho tot” . Es tracta d’una aplicació online gratuïta amb versions per a escriptori i per a móbil que es sincronitzen i que et permeten recollir en “anotacions” tot allò que volem recordar per a més tard. Les notes poden contenir text, enllaços, imatges (fins i tot reconeixen el text en una imatge!) i es poden ordenar en carpetes i amb etiquetes. Hi ha un motor de cerca que funciona molt bé per a cercar entre les nostres notes quan les necessitem.

Jo personalment és l’eina que faig servir per a recollir notes que amb el temps es converteixen en articles de Betes i Clicks. El principal avantatge és que es pot utilitzar de mil maneres, depenent del que necessitem per a organitzar-nos. Us recomano que llegiu els articles de ThinkWasabi sobre Evernote (aquest és un blog excel·lent sobre productivitat per als que no el conegueu).

4. Cozi

Cozi és una aplicació online gratuïta que funciona com un organitzador familiar. És la versió digital del calendari de la cuina, on es recullen les excursions de l’escola, les reunions a Madrid, les classes de piano, que fa falta comprar llet…, tots els calendaris de la família recollits i actualitzats en un mateix lloc i accessibles des de qualsevol ordinador i des del móbil. A casa som dos i el gos, però ja m’estic plantejant de provar-ho…

5. Doodle

Doodle és una web que et permet crear enquestes per a triar un horari per a un esdeveniment en el que participen diverses persones. L’eterna pregunta de “quin dia i hora li va més bé a tothom?” resolta de forma fàcil amb una web que només fa això i ho fa bé. Només has d’enviar l’enllaç als convidats i tothom pot votar quan li va millor, menys feina per a l’organitzador i menys mal de caps.

6. Ta-Da Lists

D’aplicacions per fer llistes de tasques n’hi ha un munt però us en recomano una per senzilla i fiable: Ta-da lists. Hi pots crear múltiples llistes de tasques pendents (to-do lists), anar-les marcant quan les completis (quin plaer que dóna fer-ho…), compartir-les, fer-les públiques… i evidentment accedir-hi des de qualsevol ordinador i des del móbil.

Una altra aplicació de llistes molt recomanable (però potser una mica més complexa i completa) és Remember the Milk (el nom i el logo són genials i està disponible en espanyol).

7. Trackclass

Tracklass és una eina d’organització online especialment dissenyada per a estudiants. L’aplicació té un disseny molt agradable i inclou: un calendari per a totes les classes, entregues, exàmens, etc., alertes i recordatoris per que no se t’en passi ni una (que bé m’hauria anat quan estudiava…), un apartat per prendre i guardar-hi tots els apunts i la possibilitat d’adjuntar documents per a futura referència. Molt completa i accessible des de qualsevol ordinador. Ja no teniu excusa quan arribin les notes…

8. Mindmeister

Mindmeister és una aplicació online per a crear “mapes mentals”. Hi ha una versió gratuïta que et permet crear fins a 3 mapes, exportar-los, compartir-los i publicar-los a la vostra web. Una manera pràctica de recollir i organitzar idees que cada vegada més gent utilitza. Pots treballar offline i des de qualsevol navegador o el móbil. Aquesta eina està disponible en espanyol.

9. Diigo

Diigo és una una aplicació online que serveix per a organitzar qualsevol treball o projecte de recerca. Podem guardar-hi enllaços, destacant els fragments clau (subratllant en fluorescent), amb anotacions, per temes, compartir tota la informació, colaborar… L’he utilitzat per recercar algun tema i tinc la sensació que no n’he sabut treure tot el profit, suposo que perquè té tantes opcions que l’has de dominar una mica per a gaudir de tots els seus avantatges.

10. Listhings

Finalment us porto Listhings, un “taulell de suro virtual” molt pràctic per a organitzar, estructurar i gestionar qualsevol tipus de projecte i accedir-hi des de qualsevol lloc. Permet afegir-hi anotacions de diferents mides, editar-les, canviar-les de color i de mida… Tot amb un disseny molt atractiu que recorda un taulell de suro de tota la vida… però sense necessitat de recórrer a les xinxetes! Tota una troballa, ja estic pensant quin us donar-li!

Espero que us hagin agradat les recomanacions! Si en teniu més, com sempre deixeu-les als comentaris per a compartir-les amb la resta de lectors. Gràcies!

Un cop hem organitzat el nostre correu amb etiquetes i filtres, podem passar a la fase 3 i configurar diverses safates d’entrada.

3. Configurar múltiples safates d’entrada

Anem al menú de configuració:

I escollim la pestanya “Labs”:

Com explica el text, les funcions de Labs són les que encara estan de prova i no funcionen per defecte al Gmail a menys que tu les vulguis activar. Hi ha moltes funcions molt diverses. Us recomano que si teniu temps exploreu una mica. Moltes d’elles estan recomanades al manual per ser un “ninja del Gmail que vam comentar l’altre dia.

Avui escollirem la opció “Diverses safates d’entrada”, haureu d’anar baixant entre les opcions de Labs, està entre lés últimes de la pàgina, busqueu aquesta imatge:

Sel·leccionem “Habilita” i anem al final de la pàgina per “desar els canvis”. Ara us portarà a la safata d’entrada i veureu que us ha fet una primera classificació dels missatges així:

- a l’esquerra la safata d’entrada convencional

- a la dreta a dalt els missatges “destacats” (els que hem marcat amb l’estrelleta)

- a la dreta a baix els esborranys

Si aquesta vista ja et va bé, enhorabona, ja ho tens! Però si t’agradaria fer algun canvi, i sobretot, fer ús de les etiquetes i els filtres que t’has currat per organitzar els missatges, cal anar un altre cop a les opcions de Configuració i aquest cop sel·leccionar una nova pestanya que ens ha aparegut amb el nom de “Diverses safates d’entrada”

Aquí podeu editar el que veureu en els “panells” (les safates d’entrada adicionals). Com que és una funció experimental de Labs, no és molt intuïtiu, però no és difícil. Podeu fer-ho de moltes maneres, jo a continuació us posaré d’exemple explicaré com ho tinc configurat per si us serveix d’inspiració. Depenent de què utilitzis més i quines etiquetes hagis configurat ho voldràs d’una manera o una altra.

- em sembla pràctic tenir-hi els destacats així que al panell 0 deixem “is: starred” (starred vol dir “estrellat” ). Per que quedi clar, al requadre del títol del panell hi posarem “Importants”

- rebo molts (massa) missatges de Facebook i tinc configurat un filtre que els etiqueta automàticament i que els “arxiva”, és a dir, que no els rebo a la safata d’entrada principal (això ho vam explicar a l’altra entrada). Per això em resulta útil veure’ls en una safata d’entrada addicional. Posem al panell 1 “is: facebook” (o el nom de l’etiqueta que vulgueu) i el títol igual.

- fem el mateix amb els missatges que rebem de Twitter al panell 2

- al panell 3 hi he posat tots els missatges relacionats amb les vacances (els que vam etiquetar amb l’etiqueta Japó a l’altra entrada). Aquests no estan arxivats, és a dir, que encara els veig a la safata d’entrada però em va bé tenir-los organitzats tots junts sota el títol “Vacances”

La configuració queda així:

També teniu opcions per canviar el número de missatges que es veuen en cadascuna de les safates d’entrada addicionals així com la vista d’on apareixen aquests panells nous: a la dreta per defecte, a l’esquerra o a sota de la safata d’entrada principal. Desem els canvis.

Ara quan entreu al vostre correu veureu una cosa així (però, espero, una mica menys borrosa…):

I ja està! Espero que us hagi resultat útil! Si teniu algun dubte deixeu un comentari

Si us agrada el blog i la informació que pengem, us convido a votar-nos als Premis Blocs Catalunya a la categoria de Tecnologia:

Podeu votar-nos un cop cada dia!

Ho he dividit en 3 fases: crear etiquetes, crear filtres  i crear múltiples safates d’entrada per l’altra. Podeu fer només una de les tres coses, són independents, però juntes milloren molt (en la meva opinió) l’experiència d’ús del Gmail.

Com que és una mica llarg, avui explicaré les 2 primeres fases, etiquetes i filtres, i a partir de demà, tindreu l’entrada sobre com configurar diverses safates d’entrada per als missatges.

1. Crear i assignar etiquetes:

Seleccionem un o diversos emails als que volguem posar una etiqueta. Per exemple, posem que estic planejant unes vacances a Japó, i decideixo assignar l’etiqueta “Japó” a tots els emails relacionats amb els vols, les reserves d’hotels, etc. per a tenir-los a l’abast per futura referència.

Amb el/s missatge/s seleccionats anem al menú deslpegable “Etiquetes”:

Podem triar una de les opcions pre-determinades o “crea’n una de nova”. Nosaltres per exemple, crearem l’etiqueta “Japó”:

Acceptem i la/les conversa/es seleccionades passaran a estar marcades amb aquesta etiqueta.

Quan ja tenim les etiquetes creades, també podem assignar-hi missatges arrosegant-los amb el ratolí (si ens posem a l’esquerra de tot del missatge sortirà un cursor amb forma de mà que vol dir que el podem arrossegar) i deixant-los anar sobre el nom de l’etiqueta en el menú que hi ha a l’esquerra. És molt fàcil, com si fossin carpetes!

2. Crear filtres:

Ara que ja sabem etiquetar, passem a la fase 2, ara anem al menú de configuració, a dalt a la dreta un cop dins de Gmail:

Escollim la pestanya filtres i “crea un filtre nou”:

Tenim vàries opcions per crear filtres, per exemple, segons de qui ve el missatge, per a qui és, l’assumpte, les paraules que conté o no… Triarem una o vàries opcions segons què volguem filtrar. Un exemple de filtre útil és fer-ne un per als mails que vénen de serveis com Facebook o Twitter (que t’omplen la safata d’entrada i fan nosa). Ara en crearem un per als missatges de Twitter:

Podem fer una “cerca de prova” amb els mails que ja hem rebut i veurem quins mails filtraria. Si ens agrada, passem al “pas següent”:

Una opció pràctica per als filtres es aplicar-los automàticament una etiqueta. Només hem de seleccionar l’opció i anar al desplegable, llavors triar-ne una de les existents o crear-ne una de nova. També podem fer que aquests mails es suprimeixin automàticament, que es reenviin a una altra adreça que indiquem, que es “destaquin” (que vol dir assignar-los l’estrelleta), que es marquin com a llegits automàticament o que s’arxivin, que vol dir que no vagin a la safata d’entrada.

Aquesta última opció és útil per treure del mig els mails que hem filtrat perquè ens fan nosa, però llavors us suggereixo que feu servir diverses safates d’entrades per a no perdre-us cap missatge, tal i com explicarem en la següent entrada.

En aquest cas per als missatges que vinguin de Twitter, els assignarem l’etiqueta “Twitter” (que original) i farem que s’arxivin fora de la safata d’entrada. També tenim un filtre similar per als missatges de Facebook i això facilita molt la gestió del correu.

Continuarà…

Si us agrada el blog i la informació que pengem, us convido a votar-nos als Premis Blocs Catalunya a la categoria de Tecnologia:

Podeu votar-nos un cop cada dia!