Un cop hem organitzat el nostre correu amb etiquetes i filtres, podem passar a la fase 3 i configurar diverses safates d’entrada.

3. Configurar múltiples safates d’entrada

Anem al menú de configuració:

I escollim la pestanya “Labs”:

Com explica el text, les funcions de Labs són les que encara estan de prova i no funcionen per defecte al Gmail a menys que tu les vulguis activar. Hi ha moltes funcions molt diverses. Us recomano que si teniu temps exploreu una mica. Moltes d’elles estan recomanades al manual per ser un “ninja del Gmail que vam comentar l’altre dia.

Avui escollirem la opció “Diverses safates d’entrada”, haureu d’anar baixant entre les opcions de Labs, està entre lés últimes de la pàgina, busqueu aquesta imatge:

Sel·leccionem “Habilita” i anem al final de la pàgina per “desar els canvis”. Ara us portarà a la safata d’entrada i veureu que us ha fet una primera classificació dels missatges així:

- a l’esquerra la safata d’entrada convencional

- a la dreta a dalt els missatges “destacats” (els que hem marcat amb l’estrelleta)

- a la dreta a baix els esborranys

Si aquesta vista ja et va bé, enhorabona, ja ho tens! Però si t’agradaria fer algun canvi, i sobretot, fer ús de les etiquetes i els filtres que t’has currat per organitzar els missatges, cal anar un altre cop a les opcions de Configuració i aquest cop sel·leccionar una nova pestanya que ens ha aparegut amb el nom de “Diverses safates d’entrada”

Aquí podeu editar el que veureu en els “panells” (les safates d’entrada adicionals). Com que és una funció experimental de Labs, no és molt intuïtiu, però no és difícil. Podeu fer-ho de moltes maneres, jo a continuació us posaré d’exemple explicaré com ho tinc configurat per si us serveix d’inspiració. Depenent de què utilitzis més i quines etiquetes hagis configurat ho voldràs d’una manera o una altra.

- em sembla pràctic tenir-hi els destacats així que al panell 0 deixem “is: starred” (starred vol dir “estrellat” ). Per que quedi clar, al requadre del títol del panell hi posarem “Importants”

- rebo molts (massa) missatges de Facebook i tinc configurat un filtre que els etiqueta automàticament i que els “arxiva”, és a dir, que no els rebo a la safata d’entrada principal (això ho vam explicar a l’altra entrada). Per això em resulta útil veure’ls en una safata d’entrada addicional. Posem al panell 1 “is: facebook” (o el nom de l’etiqueta que vulgueu) i el títol igual.

- fem el mateix amb els missatges que rebem de Twitter al panell 2

- al panell 3 hi he posat tots els missatges relacionats amb les vacances (els que vam etiquetar amb l’etiqueta Japó a l’altra entrada). Aquests no estan arxivats, és a dir, que encara els veig a la safata d’entrada però em va bé tenir-los organitzats tots junts sota el títol “Vacances”

La configuració queda així:

També teniu opcions per canviar el número de missatges que es veuen en cadascuna de les safates d’entrada addicionals així com la vista d’on apareixen aquests panells nous: a la dreta per defecte, a l’esquerra o a sota de la safata d’entrada principal. Desem els canvis.

Ara quan entreu al vostre correu veureu una cosa així (però, espero, una mica menys borrosa…):

I ja està! Espero que us hagi resultat útil! Si teniu algun dubte deixeu un comentari

Si us agrada el blog i la informació que pengem, us convido a votar-nos als Premis Blocs Catalunya a la categoria de Tecnologia:

Podeu votar-nos un cop cada dia!

Ho he dividit en 3 fases: crear etiquetes, crear filtres  i crear múltiples safates d’entrada per l’altra. Podeu fer només una de les tres coses, són independents, però juntes milloren molt (en la meva opinió) l’experiència d’ús del Gmail.

Com que és una mica llarg, avui explicaré les 2 primeres fases, etiquetes i filtres, i a partir de demà, tindreu l’entrada sobre com configurar diverses safates d’entrada per als missatges.

1. Crear i assignar etiquetes:

Seleccionem un o diversos emails als que volguem posar una etiqueta. Per exemple, posem que estic planejant unes vacances a Japó, i decideixo assignar l’etiqueta “Japó” a tots els emails relacionats amb els vols, les reserves d’hotels, etc. per a tenir-los a l’abast per futura referència.

Amb el/s missatge/s seleccionats anem al menú deslpegable “Etiquetes”:

Podem triar una de les opcions pre-determinades o “crea’n una de nova”. Nosaltres per exemple, crearem l’etiqueta “Japó”:

Acceptem i la/les conversa/es seleccionades passaran a estar marcades amb aquesta etiqueta.

Quan ja tenim les etiquetes creades, també podem assignar-hi missatges arrosegant-los amb el ratolí (si ens posem a l’esquerra de tot del missatge sortirà un cursor amb forma de mà que vol dir que el podem arrossegar) i deixant-los anar sobre el nom de l’etiqueta en el menú que hi ha a l’esquerra. És molt fàcil, com si fossin carpetes!

2. Crear filtres:

Ara que ja sabem etiquetar, passem a la fase 2, ara anem al menú de configuració, a dalt a la dreta un cop dins de Gmail:

Escollim la pestanya filtres i “crea un filtre nou”:

Tenim vàries opcions per crear filtres, per exemple, segons de qui ve el missatge, per a qui és, l’assumpte, les paraules que conté o no… Triarem una o vàries opcions segons què volguem filtrar. Un exemple de filtre útil és fer-ne un per als mails que vénen de serveis com Facebook o Twitter (que t’omplen la safata d’entrada i fan nosa). Ara en crearem un per als missatges de Twitter:

Podem fer una “cerca de prova” amb els mails que ja hem rebut i veurem quins mails filtraria. Si ens agrada, passem al “pas següent”:

Una opció pràctica per als filtres es aplicar-los automàticament una etiqueta. Només hem de seleccionar l’opció i anar al desplegable, llavors triar-ne una de les existents o crear-ne una de nova. També podem fer que aquests mails es suprimeixin automàticament, que es reenviin a una altra adreça que indiquem, que es “destaquin” (que vol dir assignar-los l’estrelleta), que es marquin com a llegits automàticament o que s’arxivin, que vol dir que no vagin a la safata d’entrada.

Aquesta última opció és útil per treure del mig els mails que hem filtrat perquè ens fan nosa, però llavors us suggereixo que feu servir diverses safates d’entrades per a no perdre-us cap missatge, tal i com explicarem en la següent entrada.

En aquest cas per als missatges que vinguin de Twitter, els assignarem l’etiqueta “Twitter” (que original) i farem que s’arxivin fora de la safata d’entrada. També tenim un filtre similar per als missatges de Facebook i això facilita molt la gestió del correu.

Continuarà…

Si us agrada el blog i la informació que pengem, us convido a votar-nos als Premis Blocs Catalunya a la categoria de Tecnologia:

Podeu votar-nos un cop cada dia!

Per això us recomano:

1. Filtrar segons la llista d’amics:

A l’esquerra del “Canal de notícies” hi ha un llistat que inclou algunes de les nostres llistes d’amics, pàgines, i tipus de missatges: fotos, actualitacions de perfil, etc (si cliquem a “més” al final de la llista podem veure encara més opcions). Sel·leccionant qualsevol d’aquestes alternatives podem veure una versió filtrada del nostre “Canal de notícies” que inclogui només els missatges d’un grup d’amics o només els missatges de les pàgines o només els missatges sobre fotos, etc etc.

Aquest és un sistema que pot ser útil si només ens interessa per exemple, veure un tipus concret d’informació, com ara les fotos més recents que han compartit els nostres amics, i, si creem una llista dels nostres amics més propers, també ens pot servir per a seguir-los només a ells. (si voleu més informació sobre les llistes d’amics, llegiu aquesta entrada, encara que la manera de crear les llistes ha canviat una mica, l’essència és la mateixa, i les utilitats que proposàvem segueixen sent bones). Per a més comoditat, pots reordenar els filtres “arrossengant-los” amb el ratolí de manera que les llistes o opcions que més utilitzis estiguin a dalt de tot, més accessible

2. Ocultar els perfils, pàgines o aplicacions que fan “massa soroll” o no ens interessen (sense deixar de ser-ne “amic”)

La clau és que aquí pots controlar un a un a qui o què vols seguir sense quedar malament amb ningú o deixar de ser-ne “admirador” o “amic”. Simplement desapareixeran del teu “Canal de notícies” però “de cares a la galeria” seguiu estan connectats.

Per a fer això, la manera més fàcil és posar-nos a la dreta d’un missatge del canal de notícies del perfil, pàgina o aplicació que volguem “ocultar” (Nota: com a exemple poso un missatge de Love of Lesbian, amb molt de “carinyo” perquè és un grup que m’encanta i no els tinc ocults, però havia de fer servir algú d’exemple!)

Si passem el ratolí per la dreta del missatge ens apareixerà una nova opció: “Amaga”. Des d’allà cliquem i ens surt un desplegable amb la opció d’ocultar el perfil o pàgina que ha publicat aquest missatge. En el cas dels missatges d’aplicacions, ens donarà l’opció de bloquejar l’amic o l’aplicació, depenent del que volguem ocultar. Quan estigui fet veurem un missatge com aquest:

Un cop hem fet això, per poder gestionar el que hem ocultat, anem al final de tot del “canal de notícies”. Aquí hi trobem en una caixeta blava diversos enllaços (en una barreja extranya d’anglès i català):

En qualsevol moment podem veure els missatges dels que hem ocultat clicant a “Show xx hidden posts” (com veieu, pel gran nombre de missatges que hi tinc filtrats, això val la pena!). Llavors el nostre “canal de notícies” es carrega de nou, aquest cop amb tots els missatges. Després ho podem tornar a ocultar, els filtres no es desfan.

Si volem gestionar el que tenim ocult anem a “edit options” i en surt un menú com aquest on podem veure la llista del que tenim filtrat. A dalt podem triar entre amics, pàgines i aplicacions, i al costat de cada una hi ha un botó per afegir-los al canal de notícies. Aquí teniu l’exemple de les pàgines que tinc filtrades (espero que ningú s’ofengui )

Bé, espero que us sigui útil! (i si algú de vosaltres llegeix el blog perquè l’enllaço a Facebook, espero que no ho feu servir per “filtrar-me” a mi!)